¿Podemos hablar de Productividad y Crecimiento del Negocio en el Contexto de la Pandemia del COVID-19?

Indudablemente la pregunta no es sencilla de responder y nos lleva a realizar un análisis detallado del contexto actual en el que vivimos. Si nos transportamos a inicios de este año recordaremos que los emprendedores y dueños de negocios iniciaban el año lleno de expectativas y ambiciones. Cuando visitaba las empresas para realizar mis actividades de consultoría era tema de inicio el conversar sobre la identificación y despliegue de estrategias en relación al crecimiento del negocio, recuperación de mercado(s), sostenibilidad, rentabilidad, etc. Temas que son parte de la gestión empresarial y que se relacionan con el mantenimiento y mejora de los sistemas de gestión. 

La aparición de la pandemia nos ha antepuesto desafíos operacionales significativos. Algunas empresas han visto decaer la demanda y otros han sentido incremento sustancial de sus productos y servicios. ¿Recuerdan haber visto en los medios la alta demanda de los servicios de desinfección, así como la venta de equipos de bioseguridad? Y por otro lado, la caída preocupante del sector turismo.

Debemos ser conscientes que los tiempos ya no serán iguales. Se requiere más que nunca, el estar preparados para gestionar la incertidumbre que generará el periodo post pandemia en relación a la demanda y de suministros, y a una larga necesidad de mantener un estándar mínimo de higiene/desinfección y distanciamiento físico. Entre las medidas a tomar se debe:

Formalizar y estandarizar procedimientos operacionales, procesos y herramientas que contribuya a la seguridad del personal

La especialización del personal en tareas específicas o dependencia a la capacidad o destreza de nuestro personal nos pone en una situación vulnerable cuando alguno de ellos se enferme.

Se debe establecer políticas y lineamientos que incluyan medidas de higiene, provisión de EPPS, distanciamiento físico y modificaciones en los hábitos y comportamiento. Todo esto en un contexto en que hace unos meses atrás para la gran mayoría de negocios parecía irrelevante, no necesario y con la corriente implicación de costos para el negocio sin la generación de una mayor “valor”.

Para minimizar el impacto de personal infectado, las empresas deberán modificar sus estructuras de organización y métodos de trabajo. Se pueden establecer células o unidades de trabajo, equipos autocontenidos con tareas y espacios de trabajo definidos dentro de las instalaciones a fin de prevenir casos de infecciones a grupos mayores. Esto implica cambios organizacionales que soporten el accionar de estas células o unidades. Por ejemplos asignar a algunos trabajadores en operaciones específicas y remover a los flotantes. Dotar de los medios y capacidades para que el personal pueda hacer labores además de sus labores propios, labores de control de calidad o mantenimiento.

Trabajar en células o unidades implica trabajar con pocos equipos, pero más tareas responsables en su área de trabajo minimizando su contacto con personal y equipos fuera del área de trabajo de su célula o unidad. Ver Figura N°01.

Figura N°01. Las células o unidades de trabajo facilitan el distanciamiento físico en las instalaciones y la aplicación de medidas sanitarias

Construir un sistema de comunicación que genere confianza que responda a las inquietudes del personal a través de una adaptación flexible

Algunos cambios en la comunicación interna son por ejemplo informar a los trabajadores de cómo la empresa viene afrontando la emergencia sanitaria y que medidas usa para proteger a sus trabajadores y el negocio.  Claridad y simplicidad en la comunicación.  A veces el personal debe recibir la misma información de manera recurrente por diferentes medios para asimilarla. A veces la mejor comunicación son los diálogos abiertos cara a cara respondiendo preguntas directas.

Como un adicional, este mecanismo permitiría abordar otros temas de interés o preocupación como los es el rendimiento y productividad en las operaciones.

Manejar los riesgos para asegurar la continuidad del negocio. Anticipar posibles cambios y modelar posibles escenarios en los cuales podamos desenvolvernos

El COVID-19 ha incrementado el riesgo en todas las organizaciones. Tanto a nivel de suministro como demanda. La continuidad de las operaciones a lo largo de la crisis dependerá en parte de la habilidad de la organización en navegar sobre estos riesgos

Se requiere un tipo de liderazgos para tomar decisiones cuando afecte las operaciones empezando por identificar escenarios como ¿Qué pasaría cuando todos mis empleados den positivos para Covid-19?; ¿Qué pasaría si mis proveedores de suministros se ven afectados por infecciones en el personal?; ¿Qué productos o servicios deberá dejar de proveer en la medida que pueda garantizar una continuidad en las operaciones?; ¿A cuántos turnos de trabajo deberé ceñir mis operaciones a fin de poder tener un control para aplicar las medidas sanitarias como el distanciamiento social, lavado de manos, etc.?

Cuando se planifique la realización de los servicios o fabricación de productos, se deberá también identificar todos los posibles escenarios para realizar un análisis y evaluación de la información.  Se va a tener que gestionar altos niveles de incertidumbre. Los sistemas de gestión normalizados pertenecientes a la familia ISO (International Organization of Standardization) ya habían incorporado desde el 2013 en muchas de sus normas certificables el “pensamiento basado en riesgos”, lo cual se reconoce y se refuerza mucho más en la situación actual.

A continuación se podrá ver un video muy interesante sobre el pensamiento basado en riesgos y como se complementa con el ciclo de mejora continua en los sistemas de gestión ISO.

Abordar la productividad a la distancia considerando el distanciamiento físico y las políticas de trabajo remoto

Ahora son muy usuales las reuniones de trabajo remotas y en el corto y mediano plazo lo serán siendo. Para algunas empresas que ya venían haciendo uso de las tecnologías actuales será un paso más el realizar el control de calidad o supervisión a través de medios remotos como cámaras y herramientas digitales

En muchos negocios, se ha gestionado y supervisado las operaciones en línea, en el campo. Ahora muy probablemente se busque medios diversos para realizar este seguimiento. La tecnología que supla esto no necesariamente debe ser costosa. El uso de tablets, celulares y aplicaciones está al alcance de todos.

A largo plazo acelerar la transformación digital como equipos de trabajo remoto, colección de datos en tiempo real, tecnologías analíticas de avanzada; pueden proporcionar una foto de las operaciones más detallas y precisas.

¿Qué pasará entonces con los KPI´s, indicadores?

Ya que la productividad y rendimiento de nuestros procesos se verá afectada y reducida a niveles en los cuales se pueda mantener y aplicar los controles sanitarios, es entonces que deberemos empezar a considerar otros indicadores como:

• El ratio de ausentismo. Algunos trabajadores podrían mostrarse reacios a ir a al trabajo y exponerse, otros no irán por sentirse mal o por someterse a cuarentenas, y otros se verán tentados a aprovechar los permisos y licencias como parte de la flexibilización hacia el trabajador. Los planes de producción y de prestación del servicio deberán tener en cuenta estos factores.

• Relacionados a capacidades críticas para el negocio. Se deberá analizar y gestionar las capacidades críticas sobre una base de contexto diario modelando escenarios y tomando decisiones sobre la formación o requisitos de reclutamiento. Para muchos negocios esto representará una oportunidad de reforzar habilidades o incrementarlas.

• Los sistemas de gestión que típicamente enfatizan la productividad y calidad deben expandirse a incluir el enfoque a flexibilidad: Por ejemplo,número de empleados disponibles para desarrollar múltiples tareas en la línea y resiliencia, número de quiebres de componentes en la cadena de suministro o aspectos de calidad, o las habilidades que están en falta debido al bajo número de empleados que tienen el entrenamiento y experiencia necesario

Las empresas deben reforzar estos cambios ajustando los objetivos del negocio e incentivando a los empleados en su adherencia a la salud y seguridad. El esfuerzo será recompensado mediante el desarrollo de un mayor abanico de habilidades, reduciendo la confianza en subcontratistas externos e incrementando la resiliencia de la fuerza de trabajo.