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Es una estructura para la gestión y mejora de las políticas, procedimientos y procesos de una organización. Un sistema de gestión ayuda a una empresa para que pueda lograr los objetivos organizacionales mediante la implantación de estrategias, como son la optimización de los procesos, el enfoque de gestión y la disciplina empresarial.

Los sistemas de gestión son necesarios para que las empresas pueda afrontar los restos de manera satisfactoria obteniendo como resultados rentabilidad, competitividad, globalización, adaptación a los cambios, crecimiento, entre otros.

Las normas ISO, así como otros estándares internacionales, definen requisitos para estructurar y certificar sistemas de gestión como son:

ISO 9001:2015 (Sistema de Gestión de Calidad)

ISO 14001:2015 (Sistema de Gestión Ambiental)

ISO 37001:2016 (Sistema de Gestión Antisoborno)

ISO 45001:2018 (Sistema de Gestión y Seguridad Ocupacional)

ISO 22000:2018 (Sistema de Gestión de Inocuidad Alimentaria)

ISO 21000:2018 (Sistema de Gestión para Organizaciones Educativas)

Entre otros.

La Organización Internacional de Normalización, también llamada Organización Internacional de Estandarización conocida como ISO, es una organización para la creación de estándares internacionales compuesta por diversas organizaciones nacionales de normalización.

Las normas ISO son base para la certificación y acreditación de procesos y sistemas. Existen más de 20,000 normas ISO a disposición de los usuarios a nivel global.

Se dice que una organización posee un sistema integrado de gestión cuando cumple con los requisitos de varios sistemas de gestión. En esta integración se presentan requisitos comunes como control de la documentación, selección y evaluación de proveedores, políticas y objetivos, análisis de contexto, etc.

Los requisitos específicos dependerán del objetivo y campo de aplicación del sistema de gestión elegido: ISO 9001:2015 (Sistema de Gestión de Calidad), ISO 14001:2015 (Sistema de Gestión Ambiental), ISO 37001:2016 (Sistema de Gestión Antisoborno), ISO 45001:2018 (Sistema de Gestión y Seguridad Ocupacional); ISO 22000:2018 (Sistema de Gestión de Inocuidad Alimentaria); ISO 21000:2018 (Sistema de Gestión para Organizaciones Educativas), entre otros.

Los protocolos sanitarios contra el COVID 19 responden a exigencias de las autoridades sanitarias frente a la pandemia del COVID-19. Se debe demostrar que se han identificado e implementado mecanismos para prevenir y controlar la salud de los trabajadores con riesgo de exposición.

Los protocolos sanitarios se enmarcan dentro de los planes preventivos con los que ya muchas organizaciones cuentan probablemente en otros ámbitos de gestión como comercial, financiero, recursos humanos, etc. En ese sentido, los protocolos sanitarios o planes de vigilancia, prevención y control pueden ser fácilmente manejados dentro los sistemas de gestión.

La certificación es el proceso mediante el cual una tercera parte debidamente autorizada y diferente del proveedor y el cliente, lleva a cabo una verificación de un proceso o servicio. Este proceso en síntesis consiste en determinar si la empresa cumple los requisitos especificados de acuerdo a la conformidad de una normativa aplicable mediante reglas y procedimientos para llevar a cabo una certificación. El objetivo de la certificación es el certificado, documento que hace tangible el proceso de certificación, y que no es más, que un informe escrito donde se certifica la evaluación de la conformidad de una norma. La certificación asegura al cliente que el producto o los servicios ofrecidos por una empresa cumplen con los requisitos establecidos (en la norma).

La acreditación es el procedimiento mediante el cual, un organismo autorizado (y con autorizado entendamos una entidad acreditadora) otorga un reconocimiento formal de que un organismo, maquina o persona es competente para cumplir una tarea específica.

Entendamos lo siguiente: si por ejemplo nuestra empresa tiene ya el certificado de ISO 9001 pero no sabemos si este tiene validez hasta no comprobar que la empresa que emitió el certificado está a su vez “certificada” a esto se le llama acreditación, pero en este caso el “organismo certificador” es una entidad de acreditación.

Las normas o estándares de los sistemas de gestión se revisan y actualizan periódicamente como una respuesta a los cambios en el contexto mundial e intereses de las partes interesadas. Es entonces que las organizaciones que ya tienen un sistema de gestión implementado deben realizar la actualización o migración de su sistema de gestión.

Usualmente se suele partir de una “análisis de brechas“ donde se identifican los elementos que deberán ser reforzados o implementados a fin de “adecuar” el sistema de gestión a la nueva versión o actualización de la norma o estándar.

Las auditorias internas responden a una necesidad de la organización de conocer el desempeño de su sistema de gestión. Las frecuencias son determinadas por cada empresa. En la práctica se suele programar de manera semestral o anual.

Los sistemas de gestión maduros suelen orientar sus auditorias a identificar oportunidades de mejora en sus procesos.