Objetivo
Analizar la factibilidad de aplicar un Plan de Continuidad del Negocio de manera eficaz, en el actual escenario debido a la pandemia por el COVID-19.
Análisis y discusión
En los últimos meses como consecuencia de la presencia del COVID-19 y expansión del virus a nivel nacional dentro de nuestro entorno social y laboral, se ha comenzado a generar grandes impactos que han conllevado a las empresas a tomar drásticas decisiones en lo referente a su viabilidad, permanencia en el mercado o sostenibilidad como negocio.
Es en este contexto, analizando el entorno interno y externo de las empresas donde viene a la palestra poseer una herramienta de gestión, que sirva de apoyo para que las organizaciones fortalezcan y/o desarrollen estrategias de continuidad ante una pandemia como es el COVID-19. Entonces asoma desarrollar planes de continuidad que son de especial importancia, puesto que es necesario garantizar el mantenimiento y la operatividad de los procesos y sistemas críticos para la continuidad del negocio u organización.
Pero analicemos la viabilidad de implementar un plan de negocio en el escenario actual, desde los primeros artículos que hablaban de la gestión de continuidad de negocio en el país, se mencionaba que los factores de riesgo que se veía eran la falta de espíritu práctico, la falta de voluntad real de implementación, y el desconocimiento acerca de cómo auditar su implementación. Estos pueden ser agravados por acciones de tipo burocrático, que hasta pueden destruir el espíritu mismo de lo que es la continuidad del negocio. Por tanto, es necesario tener presente algunos aspectos esenciales.
La gestión de la continuidad debe ser un proceso continuo, totalmente integrado en las operaciones diarias de cada organización, practicada por todos en ella desde el más alto nivel hasta el más bajo. Todos tienen que estar totalmente sensibilizados en la importancia de su propio rol dentro del marco de sus funciones. Dentro de este escenario interno, algunos colaboradores dentro de las organizaciones parecen querer sin embargo “entregar sus propias responsabilidades a otros”, no hacen lo que les corresponde y muchas veces no están bien definidas sus funciones y responsabilidades dentro de la organización, proyecto o modelo de gestión. Lo que trae como consecuencia desde el punto de vista organizacional, que no asuman el tema como suyo.
Por otro lado, otros colaboradores dentro de las organizaciones parecen pensar que la continuidad es algo que establece produciendo algún documento que la consagra, como un “plan de continuidad”. Eso conlleva dos peligros como mínimo: que se publique un documento, que a veces será hecho totalmente por un consultor externo y emitido “por cumplir”, quedando sin implementación; y/o que se piense que mientras no exista ese documento, no se puede decir que se esté implementando la continuidad en la organización. Esto aplica a cualquier sistema de información documentada de cualquier modelo de gestión de la continuidad del negocio.
En la actualidad, así como la globalización ha acelerado la manera en que se realizan negocios, lo mismo ocurre con la velocidad con la que se expanden las epidemias en el mundo. Esto se debe a que se mueven tan rápido como las personas al viajar. Esto debido a las facilidades que nos otorgan los medios de transporte, los individuos nos podemos trasladar de un lado al otro del planeta en tan sólo algunas horas; y como consecuencia, cuando una situación epidemiológica se registra en una región, la misma puede desplazarse con inmediatez. Tal es el caso del virus SARS-CoV-2, agente causante de la enfermedad COVID-19, que en cuestión de semanas pasó de ser un virus que se originó en Wuhan – China a una emergencia sanitaria de carácter mundial.
Sin desestimar el grave impacto en la salud pública, en el aspecto económico la situación no es mejor, Standard & Poor’s (agencia de calificación de riesgos financieros) anticipa una recesión global durante este año como resultado del COVID-19 y la volatilidad de todos los mercados financieros. Para nuestro país el panorama no es distinto, ante esta realidad poco alentadora una empresa inteligente puede ser un habilitador para la continuidad de los negocios, pero sobre todo para recuperarnos rápidamente de esta situación que aqueja a todas las organizaciones.
Actualmente tenemos como la referencia que el 54% de empresas que planea modificaciones en la compensación de sus colaboradores, considera el recorte de sueldos tras levantarse la cuarentena, ante el impacto económico que ha generado la pandemia del COVID-19, afirmó la encuesta “Impacto del COVID-19 en la gestión de la compensación”, de EY Perú. Del total de encuestados, el 80% comentó que están considerando implementar medidas de contención como el otorgamiento de vacaciones (69%), permisos y licencias no remuneradas (34%), así como acuerdos de reducción salarial (54%), para aliviar su situación financiera. La encuesta arrojó que de las empresas que aplicaron la reducción de salarios, el 56% lo hizo en todos los niveles de la organización. La mayoría de las empresas (57%) afirman que el COVID-19 no ha tenido un impacto significativo en la continuidad de sus operaciones. Algunos de estos sectores son el de Alimentos y Consumo Masivo, Tecnología y Comunicaciones, y Petróleo y Energía. Sin embargo, para el 43% restante, el impacto ha sido alto. Se trata del sector Turismo (64%), Construcción e Inmobiliario (31%), y Minería y Metalurgia (22%).
Entonces, aplica el implementar la continuidad del negocio como estrategia?, la respuesta ante la pandemia es una responsabilidad compartida tanto por toda la organización como por la ciudadanía, y las autoridades gubernamentales, en cuyos casos y en coordinación con los organismos internacionales competentes, están ejecutando planes de acción para disminuir el impacto del COVID-19. Conocer lo que las autoridades están realizando frente a la epidemia, permitirá a las organizaciones disponer de una información útil para hacer frente al impacto del COVID-19 y, una vez finalizada, elaborar y/o actualizar sus planes de continuidad en consecuencia.
La implantación de un plan de continuidad y contingencias en un negocio sigue una serie de fases desde analizar las amenazas y riesgos, diseñar los planes de acción ante cada uno de ellos, priorizando los servicios y tareas más importantes, hasta la comprobación de los distintos sistemas y su funcionamiento.
Los planes de continuidad del negocio no son solo exclusivos de grandes empresas y corporaciones. Hoy en día las pymes incluso dependen de la tecnología para poder acceder a sus procesos y servicios. Cada plan de contingencias debe adaptarse a las distintas necesidades de cada organización realizando un profundo análisis de los riesgos y amenazas que puedan detener o interrumpir sus actividades.
Para poder determinar los procesos críticos de una empresa es necesario realizar el análisis de impacto del negocio (BIA, de sus siglas en inglés), en donde se determinan procesos, infraestructura y recursos claves del negocio, así mismo, nos permitirá conocer que activos son críticos para el negocio. Además, permite obtener la información tanto de aquellas personas más sensibles para la continuidad, en definitiva se definirán en detalle, aquellas funciones dentro de las organizaciones que se consideren esenciales y que son absolutamente necesarias para mantener la productividad de la empresa en niveles aceptables durante la pandemia del COVID-19.
Un Plan de Continuidad de Negocio identificará y cuantificará el personal y las actividades que son imprescindibles para la continuidad del negocio, así mismo, deberá contemplar las acciones y/o soluciones previstas en base a los recursos disponibles en la empresa. Un modelo de gestión de continuidad es la norma ISO 23100:2019 – Seguridad y Resiliencia – Sistema de Gestión de Continuidad del Negocio (BCMS) – Requisitos, como modelo de gestión de continuidad de negocio especifica los requisitos para implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión para protegerse, reducir la probabilidad de que ocurran, prepararse, responder y recuperarse de las interrupciones cuando surjan.
Los requisitos especificados en la norma ISO 23100:2019 son genéricos y están destinados a ser aplicables a todas las organizaciones, o partes de las mismas, independientemente del tipo, tamaño y naturaleza de la organización. El alcance de la aplicación de estos requisitos depende del entorno operativo y la complejidad de la organización. Este documento es aplicable a todos los tipos y tamaños de organizaciones que optan por:
a) implementar, mantener y mejorar un BCMS;
b) tratar de asegurar la conformidad con la política de continuidad del negocio establecida;
c) necesidad de poder continuar entregando productos y servicios a una capacidad predefinida aceptable durante una interrupción;
d) buscar mejorar su resiliencia mediante la aplicación efectiva del BCMS.
Este documento se puede utilizar para evaluar la capacidad de una organización para satisfacer sus propias necesidades y obligaciones de continuidad del negocio.
Conclusión
- La continuidad de una organización y como enfrentar diferentes escenarios, incluyendo y en especial el de la pandemia por el COVID-19, debe sustentarse en un adecuado análisis del entorno y no por tendencias o falsas precauciones.
- Debiera de extenderse el conocimiento y los líderes de las organizaciones analizar la posibilidad de utilizar un BCMS, para tomar las mejores decisiones hacia el futuro y dentro del escenario actual nacional e internacional.
- Independientemente del tamaño y rubro de la organización, las organizaciones poseen a su alcance una herramienta de gestión como un BCMS, que se va constituyendo una buena opción para medir las posibilidades de planificar acciones actuales y a futuro, con la seguridad en la toma de decisiones.
- Un BCMS debiera establecerse como una herramienta de gestión de soporte orientando a un correcto análisis y toma de decisiones, por tanto, no debe ser una herramienta burocrática o mal implementada dentro de la organización.
Fuentes de consulta
1.- Plan de Continuidad del Negocio – Pandemia. BDO Auditores S.L.P. Marzo 2020.
5.- Norma ISO 23100:2019. Seguridad y Resiliencia. Sistema de Gestión de Continuidad del Negocio. Requisitos.
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